Os documentos contábeis são a base para o registro de atividades importantes de uma empresa. Eles servem como comprovação dos movimentos financeiros e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.
É extremamente importante manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade. A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles. Entretanto, muitos gestores e empresários não conseguiram encontrar ainda a rotina mais eficiente para fazer isso.
Os documentos contábeis são aqueles que servem de base à escrituração e aos registros obrigatórios feitos pela contabilidade. Eles dizem respeito à movimentação financeira do negócio e servem de base para registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. São exemplos as notas fiscais; os recibos de pagamentos e de vendas; as cópias de cheques etc. Cada documento precisa ser arquivado em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento nos livros contábeis, com fechamento por mês, trimestre ou ano.
De modo geral, os registros contábeis são feitos com base na data de emissão desses documentos, e cada um deles serve como elemento de comprovação. Por isso, é tão importante mantê-los arquivados e protegidos.
Há diversos documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Estão entre os principais: notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços; notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços; extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa; duplicatas pagas; comprovantes de pagamentos de gastos; comprovantes de créditos e débitos bancários etc.
Enviar esses documentos todos os meses é estar de acordo com a legislação, sendo um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa. Ao organizar essa documentação e enviá-la para a contabilidade, você evita sofrer sanções e pagar multas que podem trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio.
Além disso, esses documentos servem como base para demonstrações financeiras importantes, com as quais você pode, de fato, ter um diagnóstico da sua empresa. É o caso, por exemplo, do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
No dia a dia, fica fácil se enganar, positiva ou negativamente, quanto à saúde financeira da empresa. Você pode ignorar o peso de pequenos gastos (como despesas bancárias ou contas de rotina) e achar que o negócio está indo bem, quando a margem de lucro está comprometida.
Ter domínio sobre a contabilidade do negócio ajuda a enxergar os resultados de forma muito mais clara e tomar iniciativas para melhorar as margens de lucro, cortar gastos e definir preços com maior exatidão. Não deixe de enviar os documentos ao seu contador, ou se as dúvidas existirem, sempre tire antes de fazer algo errado.
Por: Por: Douglas Rayzer
Contador RB Contabilidade
Contato: (49) 99907.8738
*Coluna ‘Evoluir Empresarial’, publicada no Jornal ‘O Celeiro’, Edição 1773 de 06 de abril de 2023.
